Vielen Dank ..., wir bedauern ..., keine Geringschätzung ..., zu unserer Entlastung ..., alles Gute ..., bla bla bla. Wer kennt das nicht? Absagephrasen. Man gibt sich Mühe, stellt eine gute Bewerbungsmappe zusammen, wird womöglich noch zum Vorstellungsgespräch eingeladen - und hält dann ein paar Wochen später doch nur ein mageres Schreiben in der Hand: "Tut uns leid."

Natürlich tut es ihnen nicht leid! Sonst hätten sie einen ja genommen. Denkt man. Und ärgert sich, vor allem, wenn das Absageschreiben auch noch lieblos oder gar dümmlich daherkommt. Da heißt es dann schon mal: "Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung. Leider ist diese bei uns intern verloren gegangen. Bei der Menge der Bewerbungen kommt das schon mal vor. Leider ist nun der von Ihnen gewünschte Zeitraum bereits abgelaufen. Wir würden uns aber freuen, wenn Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben würden." Und manches liest sich regelrecht frech: "Es würde zu weit führen, unseren Entschluss an dieser Stelle im Einzelnen zu begründen." Oder: "Die Position stellt ganz spezielle Anforderungen, die nicht jede Person in vollem Maße erfüllen kann."

Richtig absagen ist eine Kunst für sich. Einerseits mag man keine Standardfloskeln lesen. Andererseits kann eine absolut ehrliche Absage – etwa "Ihre Qualifikation ist unzureichend" oder "während des Vorstellungsgesprächs machten Sie einen unsouveränen Eindruck" oder gar "Sie sind uns unsympathisch" – einen Bewerber auch verletzen. Und demotivieren.

Wie geht man also richtig mit einer Absage um? Jens Plinke vom Beratungsunternehmen Terra Personalmarketing, einer Tochter der Kienbaum-Gruppe, rät: "Man sollte sich professionell verhalten. Natürlich ist man nicht glücklich, aber ob man sich mit einer gut formulierten Antwort noch mal ins Bewerberfeld zurückbringt, wage ich zu bezweifeln."

Plinke würde allerdings nachhaken, wenn man generell zu lange auf eine Antwort wartet. "Gute Personalabteilungen schicken binnen drei Tagen eine Empfangsbestätigung und auch spätestens nach drei Wochen ein definitives Schreiben: Einladung oder Absage. Wer nach vier Wochen noch nichts gehört hat, sollte nachhaken – am besten im Stil von: "Ich habe noch keine Neuigkeiten gehört und wollte einmal nachfragen, ob vielleicht noch Fragen offen sind oder Sie noch weitere Informationen von mir brauchen könnten.

Vor ein paar Jahren rief ein Personalmarketing-Unternehmen zusammen mit einer Kölner Recruitingfirma einen Wettbewerb für das schönste "Eisschreiben" aus. Das sind Absagen, die sich Bewerber mit freundlichen Worten für spätere Zeiten auf Eis legen. Da hieß es dann beim Wettbewerbssieger, einem Hersteller von Kolben- und Motorenkomponenten: "Engagierte und motivierte Mitarbeiter, die ihren Motor zu Höchstleistungen bringen möchten, suchen wir in unserem 'Rennstall' immer wieder. Ihre Einwilligung vorausgesetzt, würden wir gerne Ihre Bewerbung in unserer 'Boxengasse' parken." Da hatte der Personaler wohl ein Faible für Metaphern.

Nicht ganz so blumig formulierte es der Zweitplatzierte, ein Stromanbieter, dafür etwas selbstverliebter: "Sie denken, dass Sie gut zu uns passen – auch wir sind dieser Meinung. Jedoch sind die Mitarbeiter bei uns genauso zufrieden wie unsere Kunden: Daher gibt es zurzeit leider keine freie Position." Diese Absage war im Grunde eine Kopie des Gewinnerschreibens der vormaligen Wettbewerbsrunde, die damals ein Möbelhaus gewann: "Wir haben uns sehr bemüht, für Sie das Richtige zu finden. Doch bei uns fühlen sich die Mitarbeiter so wohl, dass wir leider derzeit nicht den passenden Arbeitsplatz für Sie haben." Ob der Schluss der Absage allerdings so glücklich gewählt war? "Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft. Und richten Sie sich doch einfach mit uns ein." Das kann auch zynisch sein.

Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht. Das zeigt auch das folgende Absageschreiben: "Wir danken Ihnen noch mal herzlich für die Zeit, die Sie sich für die Vorstellungsgespräche genommen haben. Sie sind jetzt sicherlich etwas enttäuscht – wir haben Sie nicht in die engste Wahl einbeziehen können. Es ist keine leichte Aufgabe, aus mehreren gleichsam interessanten und guten Bewerbern den Kandidaten auszuwählen, der am ehesten für die ausgeschriebene Position infrage kommt. Aber müssen wir nicht alle damit leben, dass andere manchmal noch ein paar kleine Gewichte mehr in die Waagschale werfen können? Sie haben bisher Ihren Weg gemacht und werden ihn zielbewusst fortsetzen. Da sind wir sicher! Und manchmal kommt der nächste Wettbewerb schneller, als man glaubt, und da ist man plötzlich als Erster am Ziel. Das wünschen wir Ihnen sehr!"

(Erschienen auf Karriere.de)