Das Akademienvorhaben "Preußen als Kulturstaat" erforscht das Verhältnis von Staatsbildung, Kultur und Zivilgesellschaft im 19. und frühen 20. Jahrhundert. Ziel ist es, das Zusammenwirken wie Gegeneinander gesellschaftlicher und bürokratischer Kräfte dieses sozial, kulturell und regional unterschiedlich strukturierten europäischen Machtstaats auszuleuchten. Umfängliche archivalische Überlieferungen enthalten hierfür eine unverzichtbare Quellenbasis.

Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz in Berlin Dahlem ist das kulturhistorische Gedächtnis des preußischen Staates. Es bewahrt etwa 35 laufende Kilometer Archivalien unterschiedlichster Herkunft auf: staatliche Akten, private Nachlässe und Sammlungen. Jede einzelne Akte ist ein Unikat, die in ihrer Zusammensetzung kein zweites Mal existiert. Entstanden sind die meisten dieser Akten durch das Funktionieren von Verwaltung und Gesetzgebung auf den verschiedensten Ebenen, durch das Reflektieren zeitgenössischer Zustände in Denkschriften oder Korrespondenzen, durch das Kommentieren vergangener Ereignisse und Prozesse. Ihr damaliger Entstehungszusammenhang und die genaue Kenntnis des früheren Behördenaufbaus liefern dem heutigen Archivbenutzer die erforderliche Orientierung, um in der Fälle des Aktenmaterials einzelne Schriftstücke oder komplette Vorgänge ausfindig zu machen - sei es die Sachakte einer Abteilung des Kultusministeriums, in der ohne konfessionelle Rücksicht die Gesamtheit der verschiedenartigsten Angelegenheiten zur staatlichen Kirchenpolitik im Vormärz streng chronologisch abgeheftet wurde; die Personalakte eines Ministerialrats, die seine Laufbahn vom Assessor, über die Ämter des Land- und Regierungsrates in den unterschiedlichen Regionen Preußens bis hin zu seiner Berufung ins Ministerium wiedergibt oder den privaten Briefwechsel eines Kultusministers mit Gelehrten oder Politikern über Einzelheiten seines Ressorts handelt. Diese Vielfalt an Themen, das Springen zwischen Akteuren und Betroffenen und die Authentizität der Schriftstücke machen das Lesen von Akten so spannend und interessant, die strukturierte Erfassung der darin enthaltenen Fakten und Zusammenhänge jedoch schwierig und oft aufwendig.

Akten sind nicht gegliedert wie Bücher, die das Ergebnis geistiger Arbeit an einer Fragestellung sind und den Gedankengang ihres Verfassers strukturiert wiedergeben. Akten sind das Produkt von Verwaltungshandeln. Die Archivalien vereinen in sich nicht selten völlig unterschiedliche Vorgänge, die freilich wichtige Details und Zusammenhänge für eine Mehrzahl von Fragestellungen beinhalten. Finden sich zum Beispiel in einer solchen Akte sowohl wichtige Schriftstücke über das staatliche Vorgehen gegenüber der Landeskirche und der sich separierenden religiösen Minderheiten als auch bislang unbekannte biographische Angaben zu deren führenden Figuren, so sind beides wichtige Funde, die es für die spätere wissenschaftliche Auswertung festzuhalten gilt. Der Historiker lebt von solchen archivalischen Funden, mit denen er Entwicklungen oder Ereignisse rekonstruieren, erklären sowie zweifelsfrei belegen kann. Die Fälle an Fakten, Zusammenhängen und Fundorten jedoch überfordert das individuelles Gedächtnis und interessante, gerade erst aus den Aktenbergen zutage gebrachte Einzelheiten drohen sogleich erneut in Vergessenheit zu geraten. Bei umfassendem Aktenstudium steht der Historiker somit vor dem Problem, in seinen eigenen Arbeitsmaterialien die unterschiedlichsten Sachverhalte einer Akte effizient und strukturiert festzuhalten, sie dabei stets an ihrer Quelle zu verorten und darüber hinaus möglichst für die eigene Fragestellung abfragbar aufzubereiten. Hierfür wurden im Rahmen des "Telota-Projekt des Monats" neue Wege eröffnet.

Das zu lösende Problem resultiert aus der besonderen Art der Archivarbeit. Zum einen müssen die Akten gelesen werden. Dabei zeigt sich, dass die Qualität der Akten sehr unterschiedlich sein kann: